Güvenlik Tur Kontrol Sistemi Kullanmanız İçin 13 Sebep
Temmuz 15, 2018
Zeynep Sinemen
Güvenlik Tur Kontrol Sistemi Nedir?
Güvenlik tur kontrol sistemleri, güvenliğin sürekli olarak sağlanması gereken alanlarda belirli
periyotlar ile devriyeye çıkılmasını ve devriye bilgilerinin kaydedilmesini sağlayan bir sistemdir.
Güvenlik görevlilerinin önceden belirlenen zaman aralıklarında devriyeye çıkmaları gerekmektedir. İki ana
kategoriye ayrılabilen çok çeşitli güvenlik tur kontrol sistemleri vardır: Modern mobil ve bulut
teknolojisine dayalı endüstriyel cihazlar. Güvenlik tur kontrol sistemleri, bir güvenlik görevlisinin, devriye gezdiği bölgeye tahsis edilen belirli
kontrol noktalarını önceden belirlenen süre içinde denetleyip denetlemediğini kaydetmek için olanak sağlar.
Kontrol noktalarına yapışkan özelliği olan etiketler yerleştirilir. Böylece güvenlik görevlisinin hangi
noktaları kontrol etmesi gerektiği kolayca belirlenmiş olur. Sahadaki görevliler kontrol noktalarını
tarayabilir, acil durumlarda “Acil Durum” bildiriminde bulunabilir, olayları takip edebilir ve
kaydedebilir. Gerçek zamanlı olarak yöneticilerine veya müşterilere raporlar gönderebilirler.
Hangi Firmalar Güvenlik Tur Kontrol Sistemi Kullanmalı
Güvenlik tur kontrol sistemini kullanan şirketler personellerini zamanında doğru bir
şekilde izler ve işgücünü daha etkin bir şekilde yönetirler. Güvenlik tur kontrol güvenlik hizmetlerini
yükseltmelerine yardımcı olacaktır. Dolayısıyla, birçok firma güvenlik tur kontrol sisteminin
kullanımından yararlanabilir:
Güvenlik şirketleri: Güvenlik görevlilerini izlemek, bekçi turlarını yönetmek
ve raporlar yapmak için,
Eğitim Kurumları: Öğrencilerin güvenliğini artırmak için
İnşaat Sektörü: Binaları yönetmek ve hasarlardan korumak için
Bankalar ve Finans Kurumları: Dış tehditlerden korunmak için
Depo Bölümleri: Malların güvenlik durumunu sağlamak için
Üretim Tesisleri: Üretim sürecinin her aşamasında hasarlardan korunmak ve
durumları kaydetmek için
Temizlik ve Bakım Hizmeti Veren Firmalar: Tesislerini ve çalışanlarını
yönetmek için
Neden Güvenlik Tur Kontrol Sistemi?
1. Basit
Günlük bekçi turlarını düzenleyen bir güvenlik görevlisinin kağıt bir defter taşıdığını ve kontrol
noktalarından geçtiği her seferde defteri kullandığını düşünün. Herhangi bir olayı yazması, ortaya
çıkabilecek zorlukları tanımlaması veya devriye bölgesinin güvenliğini iyileştirmek için tavsiyelerde
bulunması gerekecek. Belki de, bir nöbet turu sırasında işaretlemesi ya da bir kağıt formunu doldurması ve
az önce yaptığı şeyi kaydetmesi için zaman harcaması gereken bir kitapçık da olacaktır. Tüm personeller
aynı prosedürü izliyorsa, bir ton kağıt kullanılmalı, birçok farklı not defteri yönetici personel
tarafından incelenmeli ve tüm farklı kaynaklardan gelen bilgileri değerlendirmek veya birleştirmek için
fazladan iş yükü eklenmelidir.
Güvenlik tur kontrol sistemi işleri basitleştirir. Kişisel defterlere ve verileri kağıt
biçiminde tutmaya gerek kalmaz. Memurlar raporları akıllı telefon veya endüstriyel bir cihazdaki basit bir
düğme ile gönderir ve izleme merkezi bilgileri otomatik olarak alır. Tek yapmaları gereken bazı kontrol
noktalarını taramak ve tüm aktivitelerini tanımlamak için basit bir arayüz kullanmak. Ayrıca aktivitelerini
programlayabilirler. Turlar düzenleyebilir ve tüm çalışmalarını bir mobil cihaz üzerinden yönetebilirler.
Kitapçıklarda imza atmaya ve olayları tanımlamaya, yönetilen bölgelerden kitapçıklara izleme merkezine
gitmeye gerek kalmadığı gibi kağıttan tasarruf ettirir. Basitlik her günlük işin temelidir. Güvenlik tur
kontrol yazılımı kağıt yükünü ortadan kaldırır ve çalışma süresini azaltır. Şirket ve yetkililerin daha
önemli işlere odaklanmasını sağlar.
2. Hesap Verebilirlik
Günlük hayatımızda da süreçleri değerlendirmek, karar almak, sorunları görselleştirmek ve çözümler
önermek için veri ve bilgiye ihtiyacımız var. Toplanan verileri analiz etmek, çözüm üretmek ve iş akışını
yönetmek için kullanmayan hiçbir şirket bugün hayatta kalamazdı. Prosedürleri otomatikleştiren ve evrak işlerini ortadan kaldıran bilgisayar tabanlı bir sistem
kullanmadan, herhangi bir iş sürecinin kapsamlı kayıtlarını tutmak imkansızdır. Raporların ve diğer gerekli
belgelerin teslimi veya yürütülmesi sırasında insan eliyle yapılabilecek hataların veya zaman kaybetmeden
tüm prosedürü izlemenin, yönetmenin güvenilir bir yol yoktur. Devriye turunun herhangi bir aşamasında,
aşağıdaki gibi bazı şüpheler ortaya çıkabilir:
Güvenlik görevlisi devriye turunu tam olarak hangi saatte yaptı?
Kaç kontrol noktası hangi nedenle denetlenmedi?
Raporlarda yer almayan gözden kaçan bir problem var mı?
Güvenlik görevlisi kontrol etmesi gereken noktaları tam olarak hangi zaman diliminde
denetledi?
Raporlar önceden belirlenen zamanda mı teslim ediliyor?
Güvenilirlik sorunları olmadan planlı bir güvenlik turu nasıl denetlenecek?
Altı ay önce gerçekleştirilen turve devriyelere ulaşmak istesem?
Bir cihaz (örneğin, USB vb.) hasarı veya arşiv kaybı varsa ne olacak?
Yukarıdakilerin tümü olabilitesi yüksek sorunlardır ve bu sorunlara karşılık bir hesap verebilirlik
olamayacağı açıktır. Bazılarına olsa bile, edinilen veriler tamamen güvenilir olmayacaktır ve belge veya
raporları endekslemek, kaydetmek, aramak için çok zamana ihtiyacınız olacaktır.
Bir Güvenlik Tur Kontrol Sistemi Kullandığınızda;
Sorumluluk, bir güvenlik tur sisteminde ihtiyacınız olan ikinci anahtar nedendir. Tüm verileriniz
güvenli veri tabanlarında saklanır ve istediğiniz herhangi bir zamanda dünyanın her yerinden erişim
sağlayabileceğiniz bulut tabanlı güvenlik tur kontrol sisteminden ulaşılabilir. Güvenlik görevlisinin
devriyeleri zamanında gerçekleştirileceğini doğrulamak için aktiviteleri takip edebilir, programları
düzenleyebilir ve personellerinizin dijital ayak izlerini oluşturabilirsiniz. Hesap verebilirlik ve
dokümantasyon hayatınızı daha basit hale getirecek, zaman alıcı ve karmaşık görevleri ortadan
kaldıracaktır.
Güvenliğinizi güncel bir güvenlik turu yazılımı ile güçlendirmek öncelikli işlerinizden biri olmalı.
Kalem ve kağıt, güvenilmez bilgi ve karmaşık süreçler ile zamanınızı boşa harcamayın. Güvenlik tur kontrol
sistemleri, kullanımı kolay basit dokümantasyon ve büyük ölçekli hesap verebilirlik sunar.
3. Otomasyon
Güvenlik Tur Kontrol Yazılımı Olmadan Kontrol Nasıl Sağlanıyor?
Güvenlik tur kontrol yazılımı kullanılmayan yerlerde güvenlik görevlileri defter, kalem vb. eşyalarla
devriyeye çıkıyorlar. Belli bir noktadan geçiyor, alanı inceliyor, notlarını kağıda yazıyorlar veya belki
de bir kamera ile bazı fotoğraflar çekiyorlar. Gün sonunda güvenlik görevlisi devriye programını
gerçekleştirdikten sonra notlarını yöneticilerin incelemesi için ofise gönderir.
Güvenlik Tur Kontrol Sistemi Bu Durumu Nasıl Kolaylaştırıyor?
Modern, bulut tabanlı güvenlik tur kontrol sistemi kullanan güvenlik görevlilerinin günlük
yaşamı artık çok daha kolay. Sadece tek bir mobil uygulama kullanarak, kullanımı oldukça kolay olan akıllı
telefonları ile kontrol noktaları tarayabilir, anında uyarı, “Acil Durum” mesajları, görüntü ve ses
kayıtları gönderebilirler ve imzalarını gerçek zamanlı raporlarına ekleyebilirler. Öte yandan, yöneticiler
kağıt raporları beklemeden devriyeler hakkında bilgi sahibi olabilecek ve gerçek zamanlı bildirimler
alacaklardır. Ayrıca, raporlar, müşterilere ve site sahiplerine gerçek zamanlı olarak gönderilmek, şirketin
durumunu diğerlerine doğru yükseltmek ve işlerine daha fazla güvenilirlik katmak için yapılandırılabilir.
Diğer bir deyişle, daha az çalışma süresi, daha fazla otomasyon ve verimlilik.
4. Geçmiş Raporlar
Güvenlik tur kontrol sistemi, belirli zaman aralıklarında yürütülen tüm devriyeler için uygun geçmiş
verileri almanıza yardımcı olacaktır. Bütün devriye turları kaydedilir ve tüm detaylar güvenli
veritabanlarında mevcuttur. Ofisteki prosedürü yöneten personeller artık arşivlerde ve klasörlerdeki
verileri muhafaza etmeden bilgisayarlarında basit bir arama yaparak geçmiş devriye turlarını, devriye
turlarına eklenen görüntü ve ses kayıtları ile ilgili her türlü bilgiyi bulabilirler. Geçmiş verileri
izleme yeteneği, bütçeyi kontrol edebilmek, personellerin güvenilirliği ve geçmiş devriye turları
süreleriyle ilgili belirsizliği gidermek için hayati önem taşımaktadır.
Güvenlik tur kontrol sistemi, tüm geçmiş devriye bilgilerini tutar. Belirli bir devriye ilişkin tüm
bilgiler, yer incelemesi sırasında kaydedilir ve raporlanır. Gerçek zamanlı kesin veriler, devriye
sırasında yaşanan durumların ve güvenlik görevlilerinin faaliyetleriyle ilgili ayrıntılı bilgiler sağlar.
5. Güvenilirlik
Güvenlik görevlilerinize belirli devriyeler atadığınızı ve günlük turlarını planladığınızı varsayalım.
Görevlilerin performansının iyi olacağını ve tüm devriyeleri eksiksiz gerçekleştireceğini garanti edebilir
misiniz?
Güvenlik görevlisinden en yüksek değeri elde etmek için, turlarını gerçekleştirdiğini doğrulamak
gerekir. Yağmur, soğuk ya da kar yağması gibi kötü hava koşullarında devriyeler sırasında denetim
yapılamayabilir. Güvenlik görevlileri bu gibi durumlarda devriye atlama ya da devriye noktalarına ulaşım
sıkıntısı yaşayabilirler. Bu gibi durumlarda görevlilerin devriyeye çıkmak istememe eğilimleri gibi
sıkıntılar oluşabilir.
Güvenlik tur kontrol sistemi ile görevlilerinizden önemli ölçüde daha iyi performans aldığınıza emin
olabilirsiniz. Güvenlik görevlilerinin devriyelerini gerçekleştirmekte olduklarını teyit eder ve güvenilir
personelleri ayırt etmeye yardımcı olur.
6. Veri Analizi
Verileriniz Önemlidir
Bir şirketin başarısı ve sürdürülebilirliği için veri analizi hayati önemde olmayabilir, Peki ya büyük
bir bölge ve bina yönetiminde? Güvenlik tur kontrol sistemleri, korunan alanlar ve içinde yürütülen devriye turları hakkında çok sayıda
değerli bilgiyi toplamak, analiz etmek ve düzenlemek için bir yol sunar. Çoğu durumda, veriler daha fazla
süreç ve analiz için ihraç edilebilir ve kullanılabilir, şirket ve kuruluşların günlük operasyonlarındaki
temel arızaları anlamalarına ve bunları azaltmanın yollarını bulmalarına yardımcı olur. Güvenlik
görevlilerinin faaliyetleri, denetlenmiş ya da gözden kaçırılan kontrol noktaları hakkında bilgi edinen
şirketler, devriye gezme politikalarını değiştirebilir ve devriye turları sırasında ortaya çıkan belirli
sorunları çözebilme olanağı sunar.
Başarılı Raporlama
Günümüzde güvenlik tur sistemlerinin çoğu, devriye turlarında toplanan verilerin uzaktan izlenmesine ve
hatta gerçek zamanlı bildirimlere ve veri edinimlerine izin verir. Veriler, müşteri tarafından filtrelenen
raporları, devriye turunu, saati, yeri vb. bilgileri belirli bir tarih aralığıyla içerir.
7. Planlı Çizelge
Stratejinizi bekçi tur programları ile planlamanız durumunda, başlangıçta aşağıdaki soruları
cevaplamanız gerekir:
Her güvenlik bölgesi için kimin güvenlik görevlisi sorumlu olacak?
Güvenlik görevlileri belirli alanlardan sorumlu olacaklar mı yoksa devriye turları
rastgele mi gelecek veya her biri devriyesini değiştirebilecek mi?
Güvenlik ile ilgili veya diğer sorunları izlemek için hangi yöntem kullanılacak?
Görevlilerin etkinlikleri ve devriyelerinin tam zamanı hakkında nasıl emin
olacaksınız?
Personellerin konumlarını nasıl takip edersiniz ve hangi görevler yeterli şekilde
yerine getirilir?
Her bir devriye turu ne zaman icra edilecek?
Güvenlik görevlileri önceden tanımlanmış bir programa uygun mu olacaklar yoksa kendi
iradelerine mi bırakılacak?
Bir planın yapılandırılması için kapsamlı bir otomatik sistemin ve güvenlik görevlileri için belirli
programların olmaması durumunda yukarıdaki soruların çoğu cevaplanamaz. Güvenlik tur kontrol sistemleri,
teknolojiyi entegre eden ve devriye turlarını yöneten kişilerin, şirketlerine yönelik eksiksiz bir program
oluşturmak için tutarlı bir çözüm sunar.
8. GPS İzleme
GPS özelliği ile yöneticiler güvenlik görevlilerini istedikleri zaman izleyebilirler. Bunu sadece
görevlilerinizi kontrol etmek için değil aynı zamanda onları korumak ve kendi güvenlik seviyelerini
arttırmak için yaparsınız. GPS izleme devriye turlarının hayati bir parçasıdır.
9. Gerçek Zamanlı Takip
Herhangi bir yazılımdaki en zorlayıcı parametrelerden biri, hem yöneticiler hem de kullanıcılar için
gerçek zamanlı eylemler sağlamaktır. Akıllı bekçi tur sisteminin en çekici kısmı, gerçek zamanlı olarak hem
bölgesel yönetim hem de güvenlik görevlisi izlemesi yapmaktır.
Geçmişte de güvenlik tur kontrol sistemine benzer ürünler kullanılıyordu aslında. Tom kalemi, devriye
kalemi olarak bilinen cihazlar vardı fakat o cihazlar ile güvenlik görevlilerinin faaliyetlerini izlemek ya
da devriye raporlarını gerçek zamanlı olarak yürütmek imkansızdı. Personeller faaliyetlerini kağıt ve kalem
ile kaydeder, merkeze faks ya da e-posta ile bildirim yaparlardı.
Her güvenlik bölgesi için kimin güvenlik görevlisi sorumlu olacak?
Güvenlik görevlileri belirli alanlardan sorumlu olacaklar mı yoksa devriye turları
rastgele mi gelecek veya her biri devriyesini değiştirebilecek mi?
Güvenlik ile ilgili veya diğer sorunları izlemek için hangi yöntem kullanılacak?
Görevlilerin etkinlikleri ve devriyelerinin tam zamanı hakkında nasıl emin
olacaksınız?
Personellerin konumlarını nasıl takip edersiniz ve hangi görevler yeterli şekilde
yerine getirilir?
Her bir devriye turu ne zaman icra edilecek?
Güvenlik görevlileri önceden tanımlanmış bir programa uygun mu olacaklar yoksa kendi
iradelerine mi bırakılacak?
Müşterilerinize Gerçek Zamanlı Bilgiler Verin
Teknolojinin gelişmesi nihayetinde devriyelerin yürütüldüğü yolu değiştirdi ve büyük bir belirsizliği
çözdü. Wi-fi veya GSM bağlantısı, devriye sırasında oluşan durumların anlık olarak iletilmesini ve güvenlik
görevlilerinin pozisyon, durum ve faaliyetlerinin gerçek zamanlı güncellemelerini sağlar.
Müşteriler artık güvenlik görevlilerini bulundukları her yerde ve gerçek zamanlı olarak cep
telefonlarından görebiliyorlar: mağazalarında, şirketlerinin dışında şehir dışında ve hatta yurt dışında
bile. Raporları hemen analiz edilebiliyor, düzenleyebiliyor ve herkesle paylaşılabiliyorlar. Günün sonunda,
verimlilik artıyor ve gerçek zamanlı işlevselliği içeren bir güvenlik tur kontrol sistemi kendi başarı
öykünüzü açığa çıkarmanızda sizlere yardımcı oluyor.
10. Bütçe Kontrolü
Güvenlik alanında bir işletmeyi yönetmenin ilk önceliği insanlara ve ekipmana yatırım yapmaktır. Ancak
dikkate alınması gereken iki karşıt argüman vardır.
Maliyetli Kaynaklar
Bir işletmenin paha biçilmez varlıkları insanlarıdır. Bununla birlikte devriye turları yapmak, alanları
korumak ve tüm bölgeleri verimli bir şekilde izlemek için gerekli kaynaklar vardır. Günlük çalışmaları
kolaylaştırmak ve günlük performanslarını iyileştirmek için cihazlar gereklidir. Bunların hepsi ayrı ayrı
maliyet yükü demektir. Yapmanız gereken tek şey günlük maliyetinizi düşürmenin yollarını bulmak. Aşağıdaki
maliyetler hakkında düşünebilirsiniz.
Her güvenlik bölgesi için kimin güvenlik görevlisi sorumlu olacak?
Güvenlik görevlileri belirli alanlardan sorumlu olacaklar mı yoksa devriye turları
rastgele mi gelecek veya her biri devriyesini değiştirebilecek mi?
Güvenlik ile ilgili veya diğer sorunları izlemek için hangi yöntem kullanılacak?
Görevlilerin etkinlikleri ve devriyelerinin tam zamanı hakkında nasıl emin
olacaksınız?
Personellerin konumlarını nasıl takip edersiniz ve hangi görevler yeterli şekilde
yerine getirilir?
Her bir devriye turu ne zaman icra edilecek?
Güvenlik görevlileri önceden tanımlanmış bir programa uygun mu olacaklar yoksa kendi
iradelerine mi bırakılacak?
GÜVENLİK TUR KONTROL SİSTEMİNE YATIRIM YAPMAK ZAMANDAN TASARRUF DEMEKTİR
Güvenlik tur kontrol sistemleri, yukarıdaki maliyetleri düşürmek ve hatta bunları ortadan kaldırmak için
tasarlanmıştır. Basit bir ifadeyle, bir güvenlik tur kontrol sistemi, bitirilmiş veya atlanmış devriyeleri
kontrol etmek için nakliye maliyetlerinden kurtaracaktır. Tüm günlük tekrar eden yönetim görevlerine
harcanan zaman miktarını azaltacak ve global olarak dağıtılmış konumların uzaktan yönetimine izin
verecektir. Devriye turlarını yöneten görevliler, tek tuş ile istedikleri raporlara hızlı ve gerçek zamanlı
olarak ulaşırlar.
11. Uzaktan Yönetim
Bir güvenlik tur kontrol sisteminin tasarlandığı en önemli parametrelerden biri, güvenlik yöneticilerini
görev atamaları ve birçok farklı kontrol noktasının aynı anda izlenmesi gibi zaman alıcı prosedürlerden
kurtarmasıdır. Hangi güvenlik görevlisinin hangi devriye turuna katılacağına karar veren kişi ofisteki
güvenlik yöneticisidir. Kim devriye gezecek, kontrol noktalarında bekleme süreleri, devriyelerin uygun
şekilde kontrol edilip edilmediği gibi yönetimler ile ilgilenir.
Özellikle büyük ölçekli güvenlik firmaları için, dünya genelindeki birçok bölgeyi iletişim sorunları
olmadan yönetebilmek bir ön koşuldur. Boston’daki ofisinde çalışan bir güvenlik müdürü, Seattle’daki bir
devriye turunu izleyebilmeli, Detroit’teki bir görevlinin pozisyonunu kontrol edebileceği gibi Londra’ya
yerleşmiş olan yan kuruluşların görevlilerinin tüm kontrol noktalarını denetleyebilmelidir. Bulut tabanlı güvenlik tur kontrol sistemleri kolay ve hızlı erişilebilir sistem olması ile dünyanın her
yerinden kaynaklarınızı kontrol etme ve iletişim kurabilme imkanı sunarak bu sorunu çözmektedir .
12. Güvenliği Garanti Etme
Güvenlik tur kontrol sistemleri güvenlik görevlisinin başında bekleyen bir casus olarak görülmemelidir.
Tek görevi görevlileri kontrol etmek değildir. Devriye sırasında oluşabilecek tehlikeli durumlar için personelin güvenliği için çalışır. Devriye
turlarında personeller çoğu zaman tehlikeli durum karşısında bile kendi başına hareket etmek durumunda
kalabilirler. Yöneticiyi bilgilendirmek veya düşünmek için zamanı olmayabilir. Bunun gibi durumlarda
görevli akıllı telefonu ile veya endüstriyel cihazın sadece bir tuşuna basarak yöneticisine veya diğer
görevli arkadaşlarına anında “Acil Durum” bildirimi gönderebilir. Ofisteki yöneticiler de görevliye mesaj
gönderebilirler. Güvenlik görevlisi tehlikenin net görüntüsünü alabilir, videosunu kaydedebilir veya sesli
bildirimde bulunabilir. Yani, güvenlik tur kontrol sistemi yalnızca güvenlik görevlilerini denetlemek için değildir. Bu
özellikleri ile güvenlik görevlisi yalnız olmadığını ve korunduğunu bilir.
13. Performans
Bir güvenlik tur sisteminin taşıdığı ve günlük olarak ortaya çıkan tüm güvenlik sorunlarına karşı
savaşmanıza yardımcı olacak bazı önemli silahlardan zaten bahsetmiştik.
Tüm bunlar, herhangi bir güvenlik şirketi için son derece etkili bir stratejidir. Güvenlik tur kontrol
sistemleri ile performansınız ve verimliliğiniz olağanüstü artacaktır.
